28.02.2022, poniedziałek
Audyt
Zapytanie ofertowe w zakresie przeprowadzenia audytu zewnętrznego
W związku z realizacją projektu pn. „Będziemy samodzielni... - ciągła i wieloaspektowa terapia i rehabilitacja osób niepełnosprawnych i autystycznych"., współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach konkursu 4/2017, wykonywanego na podstawie umowy o dofinansowanie numer ZZO/000140/09/D , Zarząd Stowarzyszenia Przyjaciół Dzieci Autystycznych i Niepełnosprawnych Sun Rise w Mielcu zwraca się z zapytaniem ofertowym na przeprowadzenie audytu ww. projektu, zwanego dalej „projektem”.
Okres realizacji projektu.
I okres realizacji- 01.04.2021- 31.03.2022 - 881640 zł
Planowana wartość audytowanego projektu 881640 zł
Okres, który ma zostać objęty audytem od 01-04-2021 do dnia audytu, termin przeprowadzenia audytu – w terminie między 01 marca a 31 marca 2022 rok
- Nazwa i adres Zamawiającego
Stowarzyszenie Przyjaciół Dzieci Autystycznych i Niepełnosprawnych Sun Rise w Mielcu
ul. Botaniczna 4
39-300 Mielec
II. Tryb udzielenia zamówienia
Zamówienie udzielane jest w trybie zapytania ofertowego. Zamawiający nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
III. Opis przedmiotu zamówienia
- Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego, którego celem jest uzyskanie przez Zamawiającego racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji projektu są kwalifikowalne, a projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie w formie raportu/sprawozdania.
- Zakres audytu zewnętrznego.
Zakres czynności audytowych, jakie audytor zobowiązany jest wykonać w trakcie przeprowadzanego audytu i jakie winny być ujęte w sporządzanej opinii, określa szczegółowo dokument pn. „Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych”, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Wskazany w zdaniu poprzedzającym dokument stanowić będzie nadto integralną część umowy o udzielenie zamówienia zawartej z wybranym audytorem.
Stosownie do wytycznych wskazanych powyżej, Audytor ma za zadanie dokonanie oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Zamawiającego. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Zamawiającego dokumentach związanych z realizowanym projektem.
W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
- księgi rachunkowe — w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu,
- dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
- zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Zamawiającego do rozliczenia przyznanego dofinansowania,
są zgodne ze stanem rzeczywistym realizacji projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu, według stanu na dzień sporządzania ww. dokumentów), a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.
- Po przeprowadzeniu audytu audytor zobowiązany jest do przygotowania raportu/sprawozdania z audytu w sposób szczegółowo określony w załączniku nr 1. Zamawiający ma prawo odniesienia się do raportu/sprawozdania.
IV. Warunki udziału w postępowaniu
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się podmioty, które wypełniają wskazane w załączniku nr 1 kryteria, a to: posiadają niezbędne doświadczenie oraz dysponują osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzenia audytu.
1. Przez podmioty posiadające niezbędne doświadczenie należy rozumieć podmioty:
a) Dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
b) Posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych(przynajmniej 3 zadania /projekty),
c) Posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
d) Posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
2. Przez osoby posiadające kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z p62n. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 1lit. b) - d) stosuje się odpowiednio.
3. Podmiot ubiegający się o udzielenie zamówienia jest zobligowany do złożenia:
a) Wykazu wykonanych audytów, zadania lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania oraz wskazaniem źródła finansowania (załącznik nr 4),
b) Wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia (załącznik nr 5),
c) Potwierdzonych- za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytywego.
d) Dokumenty należy składać w języku polskim.
4. Ponadto podmiot ubiegający się o udzielenie zamówienia jest zobligowany do złożenia dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia w postaci, np. protokołów odbioru audytu.
5. Audyt winien zostać przeprowadzony przez co najmniej dwuosobowy zespół. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłe go rewidenta.
6. Podmiot i osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności w stosunku do Zamawiającego.
7.Bezstronność i niezależność nie są zachowane, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny :
a) Posiada udziały, akcje lub inne tytułu własności u Zamawiającego lub w jednostce z nim stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma przeprowadzić audyt,
b) Jest lub był w ciągu ostatnich trzech lat przedstawicielem prawnym(pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Zamawiającego lub/ albo jednostki z nim stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
c) osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50 % przychodu rocznego z tytułu Świadczenia usług na rzecz Zamawiającego, jednostki wobec niego dominującej lub jednostek z nim stowarzyszonych, jednostek od niego zależnych lub współzależnych nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
d) W ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
e) Jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzający lub b w olganachnadzorczychZamawial1cego, albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
f) Jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem,
g) Z innych powodów nie i niezależności spełnia warunków bezstronności osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny spełniać wymogi bezstronności i niezależności również w stosunku do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON)' Poprzez spełnianie tego warunku rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt. W związku z powyższym podmiot ubiegający się o udzielenie zamówienia jest zobligowany do złożenia oświadczenia o bezstronności i niezależności w imieniu swoim oraz oświadczenia o bezstronności i niezależności osób, wyszczególnionych w ,,Wykazie osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia '"Powyższe oświadczenie o bezstronności i niezależności stanowi załącznik nr 3 a i 3 b do zapytania.
V. Termin realizacji i zamówienia.
Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony w ostatnim miesiącu prowadzonego projektu tj. marzec 2022 r ( miedzy 1.03 a 31.03.2022).
Ostateczny termin przedstawienia sprawozdania raportu z audytu zamazującemu to 31marzec 2022 r.
VI. Przedstawienia i sposób składania ofert
Ofertę należy złożyć na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania wraz z wymaganymi dokumentami, w siedzibie Zamawiającego w terminie do 07 marca 2022r. do godziny 10.00, bądź mailowo na adres sunrise.mielec@onet.pl. Dokumenty należy przesłać w formie skanu, uzupełnione i podpisane (oryginały należy przesłać w momencie wybory oferty).
2. Ofertę można doręczyć Zamawiającemu:
1) Osobiście pod adresem do korespondencji Zamawiającego, w godzinach pracy, tj. w dni powszednie od 8.00 do 15.00. z zachowaniem reżimu sanitarnego
2) Pocztą/kurierem na adres do korespondencji, przy czym termin złożenia oferty uznaje sią za zachowany, jeżeli oferta wpłynęła do zamawianego przed terminem określonym w ust. 1.
3. Oferent ponosi odpowiedzialność za dotrzymanie terminu dostarczenia oferty.
4. Oferta i wszystkie załączniki winny być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji.
5. Wraz z ofertą należy złożyć wszystkie wskazane dokumenty i oświadczenia.
6. Jeżeli złożone oświadczenie lub dokumenty wymagają uzupełnienia lub wyjaśnienia a, Zamawiający, o ile uzna to za zasadne, może Wyznaczyć dodatkowy termin na złożenie uzupełnienie lub wyjaśnienie.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzania stanu faktycznego z przedłożonymi dokumentami i oświadczeniami, w tym również poprzez wezwanie oferenta do wyjaśnienia treści dokumentów lub przedłożenia dodatkowych dokumentów
VII. Kryteria oceny ofert: cena -100%
VIII. Postanowienia końcowe
1. O wyborze oferty Zamawiający powiadomi niezwłocznie wszystkie podmioty, które złożyły oferty, za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazany w ofercie adres e-mail.
2. Oferta nie spełniająca wymagań formalnych lub merytorycznych niniejszego zapytania w szczególności złożona po terminie, niekompletna lub nie będąca ofertą w rozumieniu. przepisów prawa cywilnego albo, zostanie odrzucona bez jej rozpatrywania.
3. Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej. Z tytułu odrzucenia oferty wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia przeciwko Zamawiającemu.
4. Zamawiający może nie wybrać żadnej oferty lub zmodyfikować treść zapytania ofertowego, w szczególności ze względu na konieczność usunięcia wad zapytania, dostosowania zapytania do wymagań powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub innych regulacji wiążących Zamawiającego,
5. W przypadku, gdy kilka złożonych ofert przedstawiać będzie taką samą cenę i będzie to cena najniższa, a także w przypadku, gdy oferty przewyższają wysokość zaplanowanych przez zamawiającego środków w przypadku ofert najniższych, Zamawiający uprawniony jest do podjęcia negocjacji z Wykonawcami, którzy złożyli takie oferty. Wynegocjowanie ceny najniższej prowadzić będzie do zawarcia umowy z wykonawcą,
6. W terminie 7 dni od dnia wyboru oferty, zostanie zawarta umowa pod warunkiem, że zaakceptuje warunki umowy na przeprowadzenie audytu stanowiącej załącznik nr 6 do zapytania ofertowego.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo modyfikacji umowy.
8. Jeżeli oferent, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w terminie wskazanym w punkcie 6, Zamawiający może wybrać najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.
9. Załączniki do zapytania ofertowego stanowią
- ,,Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego finansowanych w części lub w całości ze Środków PRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych .-załącznik nr 1
- Formularz ofertowy – załącznik nr 2,
- Oświadczenie o bezstronności i niezależności (podmiot) - załącznik nr 3a,
- Oświadczenie o bezstronności t niezależności (osoba) - załącznik nr 3b,
- Wykaz audytów – załącznik nr 4,
- Wykaz osób - załącznik 5,
- Umowa na przeprowadzenie audytu - załącznik nr 6
10.Zapytanie ofertowe wraz z załącznikami są dostępne do pobrania ze strony internetowej www.sunrise.mielec.pl
Wyjaśnienia i informacje dotyczące zapytania ofertowego można uzyskać pod nr telefonicznym 663 007 716- p. Wioletta Moryto
Załączniki:
